Gouvernance de la vie privée chez Speech Metrics

2 novembre 2026

Avis de traduction #

La présente version de ce document est une traduction du document original anglais générée par intelligence artificielle (IA). Bien que nous nous efforcions d'assurer l'exactitude de la traduction, seule la version originale anglaise fait foi. En cas de divergence entre la présente traduction et la version originale anglaise, la version anglaise prévaut.

1. Objet de la présente page #

Speech Metrics (« nous », « notre » ou « nos ») publie le présent résumé de son cadre de gouvernance des renseignements personnels afin que les Fournisseurs, les Clients et le public puissent voir comment les renseignements personnels sont encadrés. Il est publié conformément à l'article 3.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (telle que modifiée par la Loi 25) et reflète nos obligations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et des autres lois sur la protection de la vie privée décrites dans notre Politique de confidentialité.

La présente page résume nos politiques internes. La Politique de confidentialité demeure l'énoncé complet des renseignements que nous traitons, des raisons pour lesquelles nous les traitons et des droits dont vous disposez. Les termes « Fournisseur », « Client », « Données de compte du Fournisseur » et « Données de session chiffrées » ont le sens qui leur est donné dans la Politique de confidentialité.

2. Rôles et responsabilités #

2.1. Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Notre Responsable de la protection des renseignements personnels est la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Speech Metrics. Cette personne répond de notre programme de protection de la vie privée, statue sur chaque demande et plainte relative à la vie privée, approuve toutes les notifications d'incidents de confidentialité et sert de point de contact auprès des autorités de contrôle.

Titre : Responsable de la protection des renseignements personnels
Nom : Gregory Hedlund
Courriel : privacy@speechmetrics.ca
Courrier : Speech Metrics, à l'attention du Responsable de la protection des renseignements personnels, 80 Allandale Road, St. John's (T.-N.-L.) A1B 3A1, Canada

2.2. Comité sur la protection de la vie privée

Notre Comité sur la protection de la vie privée est l'organe de gouvernance en matière de vie privée. Il est présidé par le Responsable de la protection des renseignements personnels et comprend des représentants responsables des technologies de l'information et de la sécurité, des ressources humaines et des opérations. Le Comité se réunit chaque trimestre. Son mandat consiste à :

Établir et réviser nos politiques et procédures en matière de vie privée.
Surveiller la conformité aux lois et normes applicables en matière de vie privée.
Réaliser et examiner les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (section 5).
Superviser le traitement des demandes et des plaintes relatives à la vie privée, y compris les refus contestés (section 4).
Superviser notre réponse aux incidents de confidentialité et les mesures correctives qui en découlent (section 6).
Superviser la formation et la sensibilisation du personnel en matière de vie privée.
Veiller à ce que les avis et formulaires publics relatifs à la vie privée soient accessibles et rédigés en termes clairs.

2.3. Personnel

L'accès aux renseignements personnels est limité aux membres du personnel qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions. Le personnel doit signaler immédiatement tout incident de confidentialité soupçonné au Responsable de la protection des renseignements personnels, et le personnel de soutien doit lui transmettre toute demande ou plainte relative à la vie privée le jour même où elle est repérée.

2.4. Fournisseurs

SpeechCatcher repose sur le chiffrement de bout en bout; Speech Metrics ne peut donc pas lire les Données de session chiffrées. Pour ces données, le Fournisseur est la partie responsable des renseignements (le responsable du traitement ou le dépositaire de renseignements sur la santé), et Speech Metrics agit uniquement selon ses instructions. Les demandes et les plaintes concernant les dossiers de séance d'un Client reçoivent donc une réponse du Fournisseur, et nous aidons le Fournisseur à y répondre.

3. Conservation et destruction #

Nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou aussi longtemps que la loi l'exige. Le tableau ci-dessous présente nos règles de conservation pour chaque catégorie de renseignements.

Catégorie	Durée de conservation	À la fin de la période
Données de compte du Fournisseur	Tant que le compte est actif. Après la fermeture du compte, un sous-ensemble limité n'est conservé que le temps nécessaire pour respecter nos obligations légales, financières et fiscales.	Supprimées des systèmes actifs à la fermeture du compte; le sous-ensemble conservé est supprimé à la fin de l'obligation.
Données de session chiffrées	Fixée par le Fournisseur, conformément aux lois sur la conservation des dossiers de santé et aux lignes directrices professionnelles qui s'appliquent à lui.	Supprimées sur instruction du Fournisseur, ou à la suppression de son compte, sous réserve de ses obligations de conservation.
Dossiers de Consentement à l'enregistrement	Fixée par le Fournisseur; normalement aussi longtemps que le dossier clinique du Client, plus tout délai de prescription.	Supprimés sur instruction du Fournisseur.
Données d'utilisation et de l'appareil (y compris les analytiques et les rapports d'erreurs)	Habituellement de 18 à 24 mois.	Supprimées ou anonymisées.
Inscriptions à la liste de diffusion	Jusqu'à ce que Vous vous désabonniez ou nous demandiez de supprimer Vos renseignements.	Supprimées de nos dossiers et de ceux de notre fournisseur de courriel.
Demandes de soutien et correspondance	Le temps nécessaire pour régler la demande et respecter nos obligations de tenue de dossiers.	Supprimées.
Dossiers des demandes et des plaintes relatives à la vie privée	Pas plus longtemps que nécessaire pour démontrer que nous avons traité la demande ou la plainte conformément à la loi.	Supprimés.
Registre des incidents de confidentialité et dossiers de notification	7 ans.	Supprimés.

Lorsque la loi le permet, nous pouvons anonymiser les renseignements au lieu de les détruire. Les renseignements anonymisés ne permettent plus d'identifier une personne, directement ou indirectement, et ne sont utilisés qu'à des fins sérieuses et légitimes, comme l'amélioration du Service.

4. Demandes et plaintes relatives à la vie privée #

4.1. Comment présenter une demande ou une plainte

Vous pouvez demander l'accès à Vos renseignements personnels ou leur rectification, exercer tout autre droit décrit dans la Politique de confidentialité ou porter plainte au sujet de la façon dont nous traitons les renseignements personnels. Communiquez avec nous de l'une des façons suivantes :

Courriel : privacy@speechmetrics.ca
Le formulaire de soutien à l'adresse speechcatcher.ca/fr/support
Courrier : Speech Metrics, à l'attention du Responsable de la protection des renseignements personnels, 80 Allandale Road, St. John's (T.-N.-L.) A1B 3A1, Canada

4.2. Comment nous la traitons

Consignation (le jour ouvrable même) : La demande ou la plainte est consignée dans notre registre des demandes le jour où elle est repérée, et le délai de réponse court à compter du jour de sa réception.
Accusé de réception (dans un délai de 2 jours ouvrables) : Nous confirmons la réception et Vous communiquons un numéro de référence ainsi que la date à laquelle nous répondrons.
Examen : Le Responsable de la protection des renseignements personnels l'examine, vérifie Votre identité au besoin à l'aide des renseignements que nous détenons déjà et détermine si les renseignements visés sont détenus par Speech Metrics ou par le Fournisseur. Lorsqu'elle concerne les dossiers de séance d'un Client, nous expliquons comment joindre le Fournisseur et aidons celui-ci à répondre.
Réponse (dans un délai de 30 jours) : Nous répondons par écrit dans les 30 jours civils suivant la réception. Si nous avons besoin de plus de temps et que la loi le permet, nous Vous en informons par écrit avant la fin des 30 jours, en indiquant la raison et la nouvelle date.
Fermeture : Le Responsable de la protection des renseignements personnels approuve la réponse et le résultat est consigné. Le Comité sur la protection de la vie privée examine les refus contestés et les problèmes récurrents.

Si nous refusons une demande, en tout ou en partie, nous Vous indiquons le motif et le fondement juridique, communiquons toute partie pouvant l'être et Vous expliquons comment soumettre la question à une autorité de protection de la vie privée.

4.3. Si vous n'êtes pas satisfait

Vous pouvez communiquer en tout temps avec une autorité de protection de la vie privée. Au Québec, il s'agit de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI). Ailleurs au Canada, il s'agit du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) ou de Votre commissaire provincial. Les utilisateurs situés à l'extérieur du Canada trouveront leur autorité de contrôle dans la Politique de confidentialité.

5. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée #

Nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) afin de cerner les risques pour la vie privée et les mesures qui permettent de les réduire. Une EFVP est réalisée :

Avant d'acquérir, de développer ou de refondre de façon importante un système d'information ou un service électronique qui comporte des renseignements personnels.
Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, y compris aux sous-traitants énumérés à la section 6 de la Politique de confidentialité. L'évaluation tient compte de la sensibilité des renseignements, de la finalité de leur communication, des mesures de protection (y compris contractuelles) et du régime juridique de protection des renseignements personnels applicable là où ils seront détenus. Les renseignements ne sont communiqués que si l'évaluation démontre qu'ils bénéficieront d'une protection adéquate.
Avant d'entreprendre un nouveau projet ou une nouvelle activité de traitement, ou de modifier un projet ou une activité existante, d'une manière qui touche la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation des renseignements personnels.

Le Comité sur la protection de la vie privée examine chaque EFVP et assure le suivi des mesures qu'elle recommande. Une EFVP est proportionnée à la sensibilité des renseignements, à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support.

6. Incidents de confidentialité #

Un incident de confidentialité est l'accès, l'utilisation ou la communication non autorisés par la loi d'un renseignement personnel, la perte d'un renseignement personnel ou toute autre atteinte à sa protection. Nous traitons chaque incident comme suit :

Signaler et consigner : Le personnel signale immédiatement tout incident soupçonné au Responsable de la protection des renseignements personnels. Chaque incident est inscrit dans notre registre des incidents dès sa détection, même s'il semble mineur, et l'inscription est mise à jour au fil de la réponse.
Contenir : Nous prenons rapidement des mesures pour réduire le risque de préjudice et éviter que l'incident se reproduise, par exemple en révoquant des accès ou en renouvelant des identifiants.
Évaluer : Le Responsable de la protection des renseignements personnels détermine si l'incident présente un risque de préjudice sérieux (au Québec) ou un risque réel de préjudice grave (en vertu de la LPRPDE), en tenant compte de la sensibilité des renseignements, des conséquences appréhendées de leur utilisation et de la probabilité qu'ils soient utilisés à des fins préjudiciables.
Aviser : Si ce risque existe, nous avisons promptement la CAI ou le CPVP, selon le cas, ainsi que les personnes concernées. Lorsqu'un incident touche des Données de session chiffrées, nous avisons sans délai déraisonnable les Fournisseurs concernés afin qu'ils puissent respecter leurs propres obligations envers leurs Clients et les autorités de contrôle. Chaque avis est consigné dans le dossier de l'incident.
Résoudre : Nous corrigeons la cause première, consignons les leçons apprises et fermons l'incident.

Le registre des incidents consigne la description de chaque incident, les renseignements visés, les dates, l'évaluation du risque et chaque avis transmis. Il est conservé pendant 7 ans, soit plus longtemps que le minimum exigé par les lois québécoise et fédérale, et il est transmis à la CAI ou au CPVP sur demande.

7. Révision des présentes politiques #

Le Comité sur la protection de la vie privée révise nos politiques et procédures en matière de vie privée au moins une fois par année, après tout incident important et lorsque la loi ou nos activités de traitement changent. Nous mettons la présente page à jour lorsque nos pratiques de gouvernance changent.